1. Pengorganisian terhadap office service
Dalam
pengertianya yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang
dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.
Organisasi
adalah juga sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang
saling berhubungan , yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu.
Setiap organisasi tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan
kerjasama, dan kerjasama itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu
yang mereka setujui bersama.
Kerjasama di antara orang-orang dlam organisasi menyangkut beberapa segi
lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu
harus dapat berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘
communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya
agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam
pelaksanaan kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan
keselarasan di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga
semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi.
Dengan adanya koordinasi dapatlah dihindarkan adanya kekacauan ,
percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.
Agar
suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka
tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat.
Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan
yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap
perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.
Setiap
organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai .
Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan
. Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu
fungsi adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada
jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan
suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Demikianlah
tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian
ketergantungan yang untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai
berikut :
Tujuan
→ Pekerjaan →Fungsi →Tugas → Pelimpahan Wewenang → Permintaan
Tanggung Jawab → Kewajiban Bertanggung Jawab.
Tangung
jawab terakhir mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas
yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak
pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan
organisasinya.
→Glenn
W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963)
mencatat bahwa kantor sebagai pusat aktivitas administrasi dapat
berfungsi sebagai suatu :
-
ruang studi dan kerja (a work and study room ),
-
suatu ruang konperensi ( aconference room ) ,
-
suatu ruang perundingan ( a negotiating room ),
-
suatu pusat informasi ( an information center),
-
suatu pusat pelayanan ( a service center ),
-
suatu ruang warkat ( a room of records),
-
suatu ruang penerima tamu ( a reception room),
-
dan seringkali semata-mata sebagai suatu lambang status ( a symbol of status).
Sebagai
contoh sebuah perusahaan dapt mempunyai struktur organisasi yang
dapt digambrkan sebagai berikut :
PUCUK
PIMPINAN
①Bagian Produksi
②Bagian Marketing
③Bagian Accounting
④Unit
OfficeManager
Dengan
demikian , dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan
office manager itu dapat digambarkan demikian :
PUCUK
PIMPINAN
①Bagian Produksi – kantor pabrik A
& kantor pabrik B
②Bagian Marketing – kantor
penjualan
③Bagian Accounting – kantor
keuangan
④Unit Office Manager – juru- juru
tata usaha
→Berhubungan
dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor
tidak hanya seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai
seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu
mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :
a.
Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor bergantung pada
besarnya kantor itu.
b.
Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu
ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).
c.
Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu
para juru tatausaha menuju ke atas.
d.
Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para
pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana
meupun sebagi pengawas.
e.
Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala
sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau
rumitnya pekerjaan.
f.
Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg
diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.
g.
Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager untuk memikul tugas
bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.
→Mengenai
pola pembagian kerja di antara para pegawai dalam bidang tatausaha , pada
umumnya menurut C. L Littlefield dan R. M . Peterson ( Modern Office
Management, 1956) dikenal dengan 2 macam rencana :
1.Rencana
Urutan (serial plan)
2.Rencana
Sejajar (Paraflel Plan)
2)Sentralisasi
Dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran
Dalam
hubunganya dengan organisasi keseluruhanya maka pengorganisasian tatausaha
dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran
(desentralisasi).
a)
Asas Pemusatan
Dengan
asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yg bersangkutan dibebankan
dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yg berdiri sendiri di samping
satuan-satuan organisasi yg memikul pekerjaan-pekerjaan operatif.
b)
Asas Pemencaran
Berdasarkan
asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yg
terdapat dalam lingkunganya sendiri.
→Untuk
dijadikan pedoman dalam menerapkan kedua asas itu pada setiap
organisasi kantor, kepustakaan dan praktek administrasi perkantoran di luar
negri umumnya menetapkan pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yg bersifat
pusat ( central service functions). Fungsi-fungsi ini kemudian
dilembagakan menjadi central service units (satuan-satuan pelayanan
pusat). Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi tatausaha yg seringkali
dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat itu ialah aktivitas-aktivitas:
-mail
(pengiriman surat-surat)
-files
( pemeliharaan berkas-berkas)
-transcription
( tata hubungan)
-duplicating
(penggandaan warkat)
-tabulating(pendaftaran)
-reception
(penerimaan tamu)
Supplies
( pengadaan material tatausaha)
-building
service (pelayanan yg menyangkut pergedungan).
Cara
pengorganisasian tersebut di atas merupakan jalan tengah di antara 2 kutub
pelaksanaan sentralisasi sepenuhnya dan desentralisasi seluruhnya dalam bidang
tatausaha.
Menurut
Geoffrey Mills dan OliverStandingford (office Organization and Method, 1978),
spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai
salah satu dari tujuan-tujuan yang berikut :
a.
To separate different skills ( Memisah-mesihkan keterampilan-keterampilan yang
berlainan).
b.
To separate simple from complex tasks (Memisahkan tugas yang sederhana dari
tugas yang rumit).
c.
To use specialized knowledge (Mempergunakan ppengetahuan khusus).
d.
To permit independent checking (Memungkinkan pemeriksaan tersendiri).
e.
To prevent fraud (Mencegah kecurangan).
2)
Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris.
Pegawai
tersebut lazimnya dinamakan sekretaris. Untuk jelasnya kadang-kadang juga
disebut sekretaris pribadi (private secretary) apabila ia menyelenggarakan surat-menyurat
yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinanya.
Menurut
sebuah buku pegangan singkat yang disiapkan oleh 2 penulis Filiphina,
istilah “secretary” diartikan sebagai:
“an
assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives
visitors, checks or reminds her chief of his official engagements or
appointments and performs many other related duties that increase the
effectiveness of the chief”.
(Seorang
pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat
, menerima tamu-tamu , memerikasa atau mengingatkan kepalanya mengenai
kewajibanya yang resmi atau perjanjianya dan melakukan banyak
kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari
kepala itu.)
Perkataan
Inggris “secretary” itu berasal dari kata Perancis kuno “secretaire” yang pada
giliranya berasal dari bahasa latin, yaitu:
-secretarium/secretaries
: artinya a confidential officer ( seorang pejabat yang dipercaya menyimpan
rahasia).
-secret-us
: artinya secret (rahasia).
Jadi
pada permulaanya sekretaris adalah seseorang petugas yang diberi kepercayaan
untuk menyimpan rahasia.
Akhirnya
tugas sekretaris itu dapat diperluas dengan segi-segi tatausaha lainnya
sepertin misalnya memelihara dokumen-dokumen, menyambung atau menerima
telepon, mencatat perjanjian-perjanjian dari kepalanya, atau menyusun
risalah-risalah rapat.
Sebagai
sekedar contoh mengenai sekretaris yang mempunyai peranan sebagai manager
dapatlah dikemukakan jabatan-jabatan yang sebagai berikut:
a)
Sekretaris jenderal pada tingkat internasional.
b)
Secretary di tingkat pemerintahan nasional Amerika Serikat.
c)
Sekretaris pada tingkat lokal.
Pada
pokoknya sekretaris adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan
dalam bidang tatausaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan
sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretaris juga tampak meluas sehingga
sering-sering meliputi bidang-bidang kepegawaian , keuangan, perbekalan, dan
hubungan masyarakat.
→Ciri-ciri
yang diperlukan untuk menjadi sebuah sekretaris adalah sebagai berikut:
-Sincerity
(kesungguhan, yaitu minat yang sungguh-sungguh terhadap pekerjaan, atasan,
perusahaan, dan masa depannya)
-Dedication
(pengabdian, yaitu kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi
untuk urusan kantornya)
-dan Ambition (cita-cita ,
yaitu menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk mencapai tujuan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar